Transactiemonitoring is een cruciaal onderdeel van de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Financiële instellingen, maar ook voor diverse andere sectoren die onder de Wwft vallen, moeten gedetailleerde maatregelen nemen om ongebruikelijke transacties te signaleren en te rapporteren. Het doel van transactiemonitoring is om risicovolle activiteiten vroegtijdig te identificeren en te voorkomen dat de instelling betrokken raakt bij witwassen of de financiering van terrorisme.
Maar wat betekent transactiemonitoring precies, en hoe kan uw organisatie ervoor zorgen dat ze aan deze verplichtingen voldoet? In dit artikel lichten we de basisprincipes toe en geven we een overzicht van de belangrijkste business rules.
Wat is transactiemonitoring?
Transactiemonitoring houdt in dat een financiële instelling actief toezicht houdt op het betalingsverkeer van haar klanten. Het doel is om ongebruikelijke activiteiten te herkennen, zoals ongebruikelijk grote transacties, transacties naar of van risicolanden, of afwijkingen van het verwachte betaalgedrag van een klant. Voor bedrijven zoals kredietverstrekkers, factoringbedrijven en crowdfundingplatforms, waar betalingen meestal plaatsvinden via bankoverschrijvingen of automatische incasso’s, is transactiemonitoring essentieel om te voldoen aan de Wwft-regels.
Om te beginnen is het van groot belang om een transactieprofiel op te stellen. Door het opstellen van een transactieprofiel wordt een basis gecreëerd voor wat als ‘normaal’ gedrag wordt beschouwd. Afwijkingen van dit profiel kunnen aanleiding geven tot verder onderzoek of het nemen van maatregelen, zoals het rapporteren van een transactie aan de Financial Intelligence Unit (FIU).
Wat zijn de vereisten voor transactiemonitoring?
Transactiemonitoring vereist een risicogebaseerde benadering, waarbij de specifieke kenmerken van de klant, het product en de regio in aanmerking worden genomen. Financiële instellingen moeten business rules opstellen die aansluiten bij de risicoprofielen van hun klanten. Deze regels helpen bij het identificeren van afwijkend transactiegedrag.
Business rules voor transactiemonitoring
De volgende business rules vormen de basis voor een goed transactiemonitoringssysteem:
- Klant risicoprofiel:
- Laag risico: Klanten met een laag of normaal risicoprofiel, waarbij maandelijks één betaling plaatsvindt.
- Middelgroot risico: Striktere monitoring voor klanten die meer dan drie transacties per maand verrichten, of transacties uitvoeren naar hoogrisicolanden.
- Hoog risico: PEP’s (politically exposed persons) of klanten met activiteiten in risicovolle gebieden vereisen verscherpte monitoring, waarbij alle transacties boven een bepaalde drempel (bijvoorbeeld €10.000) worden gemarkeerd.
- Type transacties:
- Bankoverschrijvingen en automatische incasso’s: Het gebruik van SEPA-bankoverschrijvingen binnen de EU wordt als standaard beschouwd. Afwijkingen, zoals contante betalingen of internationale transfers, worden als opmerkelijk beschouwd en vereisen nadere controle.
- Internationale betalingen: Betalingen naar landen buiten de EU, met name naar offshore of hoogrisicolanden, worden automatisch gemarkeerd voor onderzoek.
- Geografische factoren:
- Lage risico-regio’s: Transacties binnen de EU worden in beginsel gezien als laag risico.
- Hoogrisico-regio’s: Transacties van of naar offshore-landen of landen die op de sanctielijst staan, worden automatisch gemarkeerd en onderzocht. Striktere grenswaarden worden toegepast, waarbij transacties boven een bepaald bedrag (bijvoorbeeld €2.000) extra worden gecontroleerd. Voor landen die onderhevig zijn aan sancties geldt dat alle transacties, ongeacht het bedrag, direct nader onderzocht worden.
Implementatie van transactiemonitoring in uw bedrijfsvoering
De implementatie van transactiemonitoring vergt aanpassingen in zowel de operationele als de technische processen. Dit omvat onder meer uitleg van het beleid, waarin medewerkers moeten getraind worden in het herkennen van verdachte transacties en weten hoe ze met de monitoringregels moeten werken.
Naast het trainen van het personeel, moet het IT-systeem worden aangepast om transacties automatisch te controleren op basis van de vastgestelde business rules. Dit kan inhouden dat er nieuwe vragenlijsten in de onboardingsfase worden ingevoerd, en dat tabellen worden gebruikt om controle van transacties te vergemakkelijken.
Handmatige monitoring
Hoewel veel transacties automatisch worden gecontroleerd, is handmatige monitoring ook mogelijk. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een automatische waarschuwing wordt gegenereerd door een onverwachte grote betaling of een transactie naar een risicogebied. Handmatige monitoring omvat een gedetailleerde beoordeling van de transactie, het controleren van rekeningoverzichten en communicatie met de klant om ongebruikelijke activiteiten uit te sluiten.
Conclusie
Transactiemonitoring is een onmisbaar onderdeel van de Wwft en vereist een doordachte aanpak. Door het opstellen van duidelijke business rules en het implementeren van een effectief monitoringssysteem kunnen financiële instellingen verdachte activiteiten vroegtijdig opsporen en aan hun wettelijke verplichtingen voldoen.
Heeft uw organisatie de transactiemonitoring op orde? Zorg ervoor dat u de juiste systemen en processen heeft geïmplementeerd om verdachte activiteiten snel te detecteren en te rapporteren. Dit voorkomt niet alleen juridische problemen, maar helpt ook de integriteit van uw bedrijf te waarborgen.
Bij ACG International begrijpen wij heel goed dat de recente ontwikkelingen rond transactiemonitoring en AML-regelgeving vragen en zorgen kunnen oproepen. Ons team van experts staat klaar om uw onderneming te helpen bij het naleven van de nieuwste Wwft-eisen, met minimale impact op uw dagelijkse bedrijfsvoering.
Of u nu vragen heeft over transactiemonitoring, compliance-uitdagingen tegenkomt, of ondersteuning nodig heeft bij gesprekken met banken of andere financiële instellingen, wij bieden deskundig advies en praktische oplossingen, afgestemd op uw specifieke situatie. Neem gerust contact op met één van onze experts.