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AML – Wie richtet man ein effektives Transaktionsmonitoring ein?

AML – Wie richtet man ein effektives Transaktionsmonitoring ein?

Das Transaktionsmonitoring ist ein wesentlicher Bestandteil der Verpflichtungen, die sich aus dem Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (GwG) ergeben. Finanzinstitute, aber auch verschiedene andere Sektoren, die unter das GwG fallen, müssen detaillierte Maßnahmen ergreifen, um ungewöhnliche Transaktionen zu erkennen und zu melden. Das Ziel des Transaktionsmonitorings besteht darin, risikoreiche Aktivitäten frühzeitig zu identifizieren und zu verhindern, dass die Einrichtung in Geldwäsche oder die Finanzierung von Terrorismus verwickelt wird.

Aber was bedeutet Transaktionsmonitoring genau und wie kann Ihre Organisation sicherstellen, dass sie diese Verpflichtungen erfüllt? In diesem Artikel erläutern wir die Grundprinzipien und geben einen Überblick über die wichtigsten Business Rules.

Was ist Transaktionsmonitoring?

Transaktionsmonitoring bedeutet, dass ein Finanzinstitut aktiv die Zahlungsvorgänge seiner Kunden überwacht. Das Ziel ist es, ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen, wie z. B. ungewöhnlich große Transaktionen, Transaktionen in oder aus Risikoländern oder Abweichungen vom erwarteten Zahlungsverhalten eines Kunden. Für Unternehmen wie Kreditgeber, Factoring-Firmen und Crowdfunding-Plattformen, bei denen Zahlungen in der Regel über Banküberweisungen oder Lastschriften erfolgen, ist das Transaktionsmonitoring unerlässlich, um den GwG-Vorschriften gerecht zu werden.

Zu Beginn ist es von großer Bedeutung, ein Transaktionsprofil zu erstellen. Durch die Erstellung eines solchen Profils wird eine Basis dafür geschaffen, was als „normales“ Verhalten gilt. Abweichungen von diesem Profil können Anlass zu weiteren Untersuchungen geben oder Maßnahmen erfordern, wie z. B. die Meldung einer Transaktion an die Financial Intelligence Unit (FIU).

Was sind die Anforderungen an das Transaktionsmonitoring?

Transaktionsmonitoring erfordert einen risikobasierten Ansatz, bei dem die spezifischen Merkmale des Kunden, des Produkts und der Region berücksichtigt werden. Finanzinstitute müssen Business Rules aufstellen, die mit den Risikoprofilen ihrer Kunden übereinstimmen. Diese Regeln helfen dabei, abweichendes Transaktionsverhalten zu identifizieren.

Business Rules für das Transaktionsmonitoring

Die folgenden Business Rules bilden die Grundlage für ein gut funktionierendes Transaktionsmonitoringsystem:

1. Kundenrisikoprofil:

  • Geringes Risiko: Kunden mit einem niedrigen oder normalen Risikoprofil, bei denen monatlich eine Zahlung erfolgt.
  • Mittleres Risiko: Strengere Überwachung für Kunden, die mehr als drei Transaktionen pro Monat durchführen oder Transaktionen in Hochrisikoländer tätigen.
  • Hohes Risiko: PEPs (politisch exponierte Personen) oder Kunden mit Aktivitäten in Risikogebieten erfordern eine verstärkte Überwachung, bei der alle Transaktionen über einer bestimmten Schwelle (z. B. €10.000) markiert werden.

2. Art der Transaktionen:

  • Banküberweisungen und Lastschriften: Die Nutzung von SEPA-Banküberweisungen innerhalb der EU wird als Standard angesehen. Abweichungen, wie Bargeldzahlungen oder internationale Überweisungen, werden als auffällig angesehen und erfordern eine weitere Überprüfung.
  • Internationale Zahlungen: Zahlungen in Länder außerhalb der EU, insbesondere in Offshore- oder Hochrisikoländer, werden automatisch zur Untersuchung markiert.

3. Geografische Faktoren:

  • Hochrisikoregionen: Transaktionen von oder in Offshore-Länder oder Länder auf der Sanktionsliste werden automatisch markiert und untersucht. Strengere Grenzwerte werden angewendet, wobei Transaktionen über einem bestimmten Betrag (z. B. €2.000) zusätzlich geprüft werden. Für Länder, die Sanktionen unterliegen, gilt, dass alle Transaktionen unabhängig vom Betrag sofort überprüft werden.
  • Niedrigrisikoregionen: Transaktionen innerhalb der EU gelten grundsätzlich als geringes Risiko.

Implementierung des Transaktionsmonitorings in Ihrem Unternehmen

Die Implementierung des Transaktionsmonitorings erfordert Anpassungen sowohl in den operativen als auch in den technischen Prozessen. Dies umfasst unter anderem die Schulung von Mitarbeitern, damit sie verdächtige Transaktionen erkennen und wissen, wie sie mit den Überwachungsregeln umgehen müssen.

Neben der Schulung des Personals muss das IT-System so angepasst werden, dass Transaktionen automatisch anhand der festgelegten Business Rules überprüft werden. Dies kann beinhalten, dass in der Onboarding-Phase neue Fragebögen eingeführt werden und Tabellen zur Erleichterung der Transaktionskontrolle verwendet werden.

Manuelles Monitoring

Obwohl viele Transaktionen automatisch überwacht werden, ist auch manuelles Monitoring möglich. Dies geschieht beispielsweise, wenn eine automatische Warnung durch eine unerwartet große Zahlung oder eine Transaktion in ein Risikogebiet ausgelöst wird. Manuelles Monitoring umfasst eine detaillierte Überprüfung der Transaktion, das Kontrollieren von Kontoauszügen und die Kommunikation mit dem Kunden, um ungewöhnliche Aktivitäten auszuschließen.

Fazit

Transaktionsmonitoring ist ein unverzichtbarer Bestandteil des GwG und erfordert einen durchdachten Ansatz. Durch die Erstellung klarer Business Rules und die Implementierung eines effektiven Überwachungssystems können Finanzinstitute verdächtige Aktivitäten frühzeitig aufspüren und ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.

Hat Ihre Organisation das Transaktionsmonitoring im Griff? Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Systeme und Prozesse implementiert haben, um verdächtige Aktivitäten schnell zu erkennen und zu melden. Dies verhindert nicht nur rechtliche Probleme, sondern hilft auch, die Integrität Ihres Unternehmens zu wahren.

Wir bij ACG International verstehen, dass die jüngsten Entwicklungen im Bereich des Transaktionsmonitorings und der AML-Regulierung Fragen und Bedenken aufwerfen können. Unser Expertenteam steht bereit, Ihrem Unternehmen zu helfen, die neuesten GwG-Anforderungen mit minimalen Auswirkungen auf den täglichen Betrieb einzuhalten.

Ob Sie Fragen zum Transaktionsmonitoring haben, vor Compliance-Herausforderungen stehen oder Unterstützung bei Gesprächen mit Banken oder anderen Finanzinstituten benötigen – wir bieten fachkundige Beratung und praktische Lösungen, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten sind. Wenden Sie sich an einen unserer Experten.

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