De situatie

Een werknemer vraagt twee weken vakantie aan. U keurt de vakantie goed en houdt daar in de planning rekening mee.

Enkele dagen later ontvangt u een ziekmelding vanaf zijn vakantieadres. Volgens de werknemer mogen deze ziektedagen niet als vakantiedagen worden afgeschreven.

Klopt dat? En welke rechten en verplichtingen hebben werkgever en werknemer in zo’n situatie?

Het juridische punt

Als hoofdregel geldt dat ziekte vóór vakantie gaat. Wordt een werknemer tijdens zijn vakantie arbeidsongeschikt, dan worden die ziektedagen in beginsel niet als vakantiedagen aangemerkt. Dat sluit aan bij het doel van vakantie: een werknemer moet daadwerkelijk kunnen uitrusten van zijn werkzaamheden.

Daarop bestaat echter een belangrijke uitzondering. Op grond van artikel 7:638 lid 8 BW mogen wettelijke vakantiedagen alleen tijdens ziekte als vakantiedagen worden afgeboekt als de werknemer daarmee uitdrukkelijk instemt. Voor bovenwettelijke vakantiedagen kunnen afwijkende afspraken gelden, bijvoorbeeld in een cao of schriftelijke overeenkomst.

Een ziekmelding tijdens vakantie betekent overigens niet dat een werkgever deze zonder meer hoeft te accepteren.

Ook wanneer een werknemer zich vanuit het buitenland ziek meldt, mag de werkgever controleren of aan de geldende verzuimvoorschriften is voldaan. Die controle kent echter grenzen. De werkgever mag niet vragen naar de medische oorzaak van de ziekte; de beoordeling van de arbeidsongeschiktheid is voorbehouden aan de bedrijfsarts of arbodienst.

Van werknemers mag wél worden verwacht dat zij zich houden aan redelijke controlevoorschriften.

Denk aan het direct melden van de ziekte, het doorgeven van het vakantieadres, bereikbaar blijven en , indien nodig, een arts op de vakantiebestemming raadplegen. Werkt een werknemer niet mee aan dergelijke redelijke voorschriften, dan kan dat arbeidsrechtelijke gevolgen hebben.

Wat betekent dit voor u?

Een goede voorbereiding voorkomt veel discussie.

Zorg daarom voor een duidelijk verzuimreglement waarin is vastgelegd wat werknemers moeten doen wanneer zij tijdens hun vakantie ziek worden, zowel in Nederland als in het buitenland.

Controleer daarnaast of op de betreffende werknemer een cao van toepassing is. Cao’s bevatten regelmatig aanvullende afspraken over ziekmeldingen tijdens vakantie of over de behandeling van bovenwettelijke vakantiedagen.

Boek ziektedagen bovendien niet automatisch af als vakantiedagen. Wilt u wettelijke vakantiedagen toch als vakantie aanmerken, vraag dan eerst om de uitdrukkelijke instemming van de werknemer en leg deze schriftelijk vast.

Tot slot is een zorgvuldige vakantieadministratie essentieel. Werkgevers zijn verplicht werknemers tijdig te informeren wanneer wettelijke vakantiedagen dreigen te vervallen. Dat voorkomt niet alleen verval van vakantiedagen, maar ook onnodige discussies over de vakantie- en verlofadministratie.

Vragen voor ondernemers

• Staat in uw verzuimreglement duidelijk beschreven wat een werknemer moet doen wanneer hij tijdens zijn vakantie ziek wordt?
• Weet u welke cao op uw werknemers van toepassing is en welke aanvullende regels daarin zijn opgenomen?
• Vraagt u altijd eerst om instemming voordat wettelijke vakantiedagen tijdens ziekte worden afgeboekt?
• Is uw vakantieadministratie zo ingericht dat werknemers tijdig worden gewaarschuwd voordat wettelijke vakantiedagen vervallen?

Tot slot

Een ziekmelding tijdens vakantie lijkt misschien een uitzonderlijke situatie, maar in de praktijk leidt juist dit soort situaties regelmatig tot discussie.

Met duidelijke afspraken, een actueel verzuimreglement en een correcte vakantieadministratie voorkomt u veel onduidelijkheid achteraf.

Twijfelt u of uw arbeidsvoorwaarden, verzuimreglement of vakantiebeleid nog aansluiten bij de huidige wet- en regelgeving? De specialisten van ACG International adviseren u daar graag over.